Планировка офиса: Как рассадить сотрудников, чтобы каждому было комфортно и удобно

Наемные работники проводят на рабочем месте не менее 40 часов каждую неделю. А ненормированный график и сверхурочная работа увеличивают длительность пребывания в офисе еще на 3-5 часов в неделю. Поэтому владельцам и руководителям бизнесов, которым нужна коммерческая недвижимость в Иваново, рекомендуется подбирать офисные помещения так, чтобы сотрудники чувствовали себя в них комфортно. Это напрямую влияет на производительность труда, удовлетворенность работой.

Грамотная планировка и оформление рабочих помещений, о которой нужно подумать до аренды офиса, увеличит продуктивность работников, что отразится на прибыли компании, рентабельности работы и будет способствовать росту финансовых показателей.

Основные принципы устройства офисов

Исследовательская организация PRIDEX провела исследование, в рамках которых определила основные подходы к выбору офисных помещений и оформлению рабочего пространства в них. В процессе исследования специалисты собрали информацию о том, какие факторы являются определяющими при аренде помещений в Иваново и других городах в крупных бизнес-центра.

Приоритет руководителям компании

Большая часть арендаторов — около 60% — при устройстве офисов отдают приоритет комфорту помещений, в которых работают руководители бизнесов и подразделений. Речь идет не только об интерьерах и мебели, но и о планировке и инженерном оснащении. На оформление таких зон тратится на 30% больше бюджета, чем на места обычных сотрудников.

Даже в случае организации открытого рабочего пространства (open space) руководящему персоналу отводятся большие зоны или более комфортные места в общем помещении. Иногда они отделяются временными или постоянными перегородками, звукоизоляцией.

Консервативный подход

Традиционно к аренде офиса и организации рабочих мест сотрудников подходит около 5% арендаторов. Часто такой вариант выбирают руководители пожилого возраста. В этом случае сотрудников распределяют по кабинетам, а для отделки используются дорогие материалы.

Консервативный подход изживает себя, так как подобная коммерческая недвижимость в Иваново становится все более редкой. При кабинетной системе сложнее создать комфортную среду для всех сотрудников компании.

Равенство для всех

Одинаковые условия для работы независимо от ранга и специфики отдела создают для себя 10% компаний, участвовавших в исследовании. Классическое решение — open space, в котором выделены равные места для рядовых офисных работников и руководителей. Но для таких решений характерно создание переговорных, зон отдыха и других вспомогательных помещений.

Такой вариант является наиболее экономичным, после аренды офиса практически не нужно вкладывать деньги в его переделку.

Максимальное число общественных зон

Это второй по популярности вариант организации рабочего пространства для сотрудников. Такого принципа придерживается около 35% компаний. В этом случае рабочее пространство является открытым, в нем создаются зоны для совместной работы, обсуждений, расслабления. Отдельные помещения играют второстепенную роль.

Такой принцип использован при оформлении одного из крупных центральных офисов «Сбербанка».

Новаторский подход

Каждый десятый клиент, который ищет коммерческую недвижимость в Иваново или другом российском городе, при выборе помещения уделяют внимание ее инженерному оснащению. На первый план при организации общего пространства выходит автоматизация использования помещений — бронирование переговорных, контроль доступа по биометрическим данным, дистанционное управление мультимедийными системами.

Для этого подхода характерны большие затраты на устройство инженерных сетей (до 20% от общего бюджета). Однако впоследствии благодаря оптимизации бизнес-процессов эти вложения окупаются.

Длительная эксплуатация офиса

Для 5% компаний аренда офиса — это стратегическое решение, поэтому они планируют эксплуатировать его не менее 10 лет, в то время как большинство арендаторов закладывают 5-летний срок эксплуатации помещений.

Если офисные помещения нужно использовать долго, нужно обращать внимание на качество отделочных материалов и инженерных систем, удобное расположение в городе, соответствие планам развития и перспективы для расширения

Экологичность и энергоэффективность

Минимальное число потенциальных арендаторов — около 3% — при выборе офиса обращают внимание на его энергоэффективность. В большинстве случаев к ним относятся компании, которые декларируют соблюдение «зеленых» стандартов. В этом случае инженерные системы должны соответствовать международным экологическим требованиям. А концепция интерьера разрабатывается с учетом максимально полного использования всех ресурсов.

Особенности отдельных офисных помещений

Остановимся подробнее на планировке отдельных помещений для различных категорий сотрудников.

Отдельные кабинеты или общее рабочее пространство

Использование общих помещений для размещения рядовых сотрудников — далеко не инновация. Ярким примером такой схемы рассадки является фильм «Служебный роман», где работники отдела статистики работали в общей комнате за личными столами. Этот же принцип с небольшими изменениями используется и сейчас.

Преимущества такого варианта:

● Максимальное использование всего пространства офиса. Площадь не «съедается» коридорами и тамбурами, которые играют вспомогательную роль. Поэтому работодатели могут сэкономить на аренде помещений, сняв офис меньшей площадки.

● Упрощение коммуникаций между сотрудниками. Для переговоров по работе не нужно покидать свое рабочее место и приходить к другому сотруднику кабинет. Кроме того, в открытом пространстве сразу можно оценить занятость отдельных людей. Это удобно, когда много работников заняты одним проектом. Согласно исследованиям экономия рабочего времени составляет до 30%.

● Демократизация взаимоотношений. Если руководители компании или подразделений работают в одном помещении и в равных условиях, это способствует установлению доверительных отношений. Но такой подход в управлении не всегда эффективен.

● Работающие вместе сотрудники могут оценить занятость каждого человека в коллективе. Это способствует сплочению команды и достижению большей эффективности в работе.

В некоторых случаях возможность слышать разговоры других менеджеров является неприемлемой. Например, когда зарплата каждого зависит от правильности построения разговора с клиентами. В этом случае в открытых пространствах прибегают к частичному зонированию с помощью звукоизоляционных перегородок. Они могут быть прозрачными и непрозрачными, высокими и низкими. Но при установке перегородок нужно помнить, что они нарушают циркуляцию воздуха и препятствуют естественному освещению.

Недостатки открытых офисов:

● Окна часто располагаются далеко от рабочих столов, поэтому естественного освещения недостаточно для выполнения требований СанПиН. Приходится использовать искусственное освещение, что увеличивает затраты на оплату электроэнергии.

● В больших помещениях при отсутствии центрального канального кондиционирования невозможно обеспечить качественную вентиляцию.

● При использовании открытых рабочих мест некоторые сотрудники испытывают дискомфорт из-за нарушения приватности и не могут сосредоточиться.

● В открытом офисе невозможно принимать клиентов, если для этого нет отдельных переговорных.

Компромиссное решение для свободной планировки офиса — отделение зон различной площади с прозрачными перегородками от пола до потолка. В этом случае получается открытое пространство, свет из окон достает до всех столов, но обеспечивается нужная приватность разговоров.

При рассадке сотрудников в Open Space необходимо помнить о нюансах:

● Работник, который сидит спиной ко входной двери и близко от нее испытывает психологический дискомфорт;

● Аналогичным чувствам подвержен сотрудник, который сидит спиной к окну. Особенно если оно панорамное.

● Не рекомендуется располагать сотрудников близко к кондиционеру или окну, которое открывается для проветривания.

Необычные приемы для организации офисного пространства

Сейчас становятся популярными неординарные решения для организации рабочих мест сотрудников:

● Coffice — совмещение кафе и офиса. Подходит в случае, если сотрудникам нужно создать неформальную обстановку или организовать комфортный прием посетителей. Часто такие помещения в общем офисе становятся местами для совещаний и обмена идеями.

● Touch down — отдельные места вне рабочего пространства, с которых можно войти в корпоративную сеть и подключиться к интернету. Часто это комфортные кресла, веранды, террасы на крыше.

● Think tank — абсолютно изолированное помещение, где можно отдохнуть от шума, продумать идею, сосредоточиться. Используется по требованию.

Дополнительные зоны офиса

В зависимости от специфики деятельности компании и режима работы могут понадобиться другие виды офисных помещений:

1. Приемная. Нужна в случае, если компания ведет интенсивный прием посетителей. Отдельный ресепшн понадобится не каждой компании, но всегда должно быть место для встречи посетителей и организации комфортного ожидания.
2. Кабинеты руководителей. Устраиваются по желанию владельцев бизнеса. У такого решения есть свои плюсы и минусы, поэтому в большинстве случаев директор работает вместе со всеми либо его помещение отделяется прозрачными перегородками с жалюзи.
3. Переговорные. Обязательно нужны для общения с партнерами, клиентами, проведения совещаний и праздников.
4. Архив. Дает возможность освободить остальное пространство офиса от громоздких шкафов. В отдельном архиве легче организовать хранение важной документации и обеспечить ее сохранность.
5. Помещение для приема пищи. В этом помещении должна быть как минимум раковина, микроволновая печь и холодильник. Благодаря кухне можно избежать приема пищи на рабочих местах, захламления столов грязными чашками и т.п.

Влияние планировки офиса на организацию рабочего процесса

Вопреки расхожему мнению офисы типа open space не всегда способствуют увеличению производительности труда. К такому выводу пришли американские ученые, проводившие исследования в крупных международных компаниях. Установлено, что в открытых офисах сотрудники реже общаются между собой вербально и предпочитают использовать электронные средства связи. Например, количество электронных писем при переходе на open space вырастает на 56%, а сообщений в мессенджерах на 67%.

Для России характерно использование открытых рабочих пространств в 47% случаев. Популярность этого формата обусловлена возможностью более рационального использования офисного пространства и увеличением продуктивности работы. Кроме того, в сравнении с классической арендой помещений в Иваново open space дает экономию до 40% арендной платы.

Высоко оценивают эффективность открытых пространств руководители крупных компаний:

● Директор по персоналу «Почта банк» заявила, что при переходе на open space сотрудника легче принимать решения и коммуницировать с другими работниками.

● В компании Mars Petcare открытые пространства используются для размещения не только рядовых сотрудников, но и руководящего персонала.

Негативное влияние открытых офисов на работоспособность отметили другие крупные работодатели:

● В компании «Экопси консалтинг» отмечается ухудшение коммуникации между работниками из-за того, что они не хотят обсуждать вопросы при посторонних. Поэтому перед звонками договариваются в мессенджерах об удобном времени контакта.

● В Mail.ru Group несмотря на открытый формат офиса, до 90% сотрудников используют для рабочих целей мессенджеры.

● В Wildberries для организации работы используется более 200 рабочих чатов, хотя сотрудники сидят рядом друг с другом.

Открытый формат офиса противопоказан, если нужно организовать работу различных отделов:

● Юристов и бухгалтеров, которым необходимо тишина и сосредоточенность;

● PR-отдела или дизайнеров, которым необходимо много и шумно общаться друг с другом.

Поэтому даже в случае использования open space работодатели организовывают отдельные комнаты, переговорные или помещения для временного использования.

Итоги

Для комфортной работы необязательно вкладывать крупные суммы в исследования и переоборудовать помещения. Удобное рабочее место включает в себя яркое естественное освещение, эффективную вентиляцию и комфортную температуру. А также удобный стол и мощный компьютер. Большинство этих факторов можно учесть при аренде офиса. Особенно если для поиска коммерческой недвижимости в Иваново использовать надежное риелторское агентство.

Предыдущие статьи